Gestão Financeira: os erros mais comuns

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A Gestão Financeira é a soma de todas as ações e procedimentos relacionados a todos os planejamentos, análises e controle das atividades financeiras da empresa.

Gerir as finanças de uma empresa é priorizar bons resultados, focando sempre em prazos, custos, e atingindo a rentabilidade dos recursos aplicados.

Fazer um bom controle financeiro é um dos maiores desafios que pequenas e médias empresas enfrentam no dia a dia. O controle eficiente é também o primeiro passo para poder planejar corretamente.

Por isso, juntamos os 4 principais erros da gestão financeira das pequenas empresas, que podem ser evitados facilmente: 1º – Não ter informações corretas Não obter os números precisos sobre todos os custos envolvidos, fluxo de caixa, valor de contas a receber e a pagar, valor de despesas, é o erro mais comum para as pequenas empresas. Geralmente isso acontece, pois não há o registro correto das operações realizadas. 2º – Não possuir um sistema de gerenciamento Muitas pequenas empresas não criam um sistema ou metodologia de controle financeiro. Isso torna o gerenciamento muito díficil no dia a dia e no crescimento. Um software financeiro ajuda muito nessa tarefa, pois torna mais prático e eficiente o controle das finanças da empresa. 3º – Misturar as finanças de diversas empresas Muitos micro e pequenos empresários possuem mais de uma empresa, e acabam misturando o dinheiro de uma empresa com a outra, causando uma grande confusão. Por exemplo, é mais comum do que imaginamos, a compra ou o envio de estoque de uma loja para a outra. Isso afeta o fluxo de caixa de ambas. 4º – Misturar as finanças pessoais Outro ponto é não juntar as suas finanças pessoais com as da sua empresa. O mais fácil a fazer é estabelecer um pró-labore para retiradas mensais, registrar todo investimento de capital mesmo que pequeno, e efetuar todos os reembolsos de forma organizada, caso tenham contas pagas no cartão de crédito pessoal, etc.   Fonte: Jornal Contábil

Como a lei da terceirização pode influenciar no seu trabalho como contador?

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Um projeto de Lei (4330/04) que está em tramitação no Congresso Nacional vem causando bastante polêmica em todo o país, pois ela regulamenta a prestação de serviços a terceiros. Estamos falando da tão comentada lei da terceirização.

Muitos setores da sociedade, principalmente diversas classes de trabalhadores, estão preocupados com a aprovação dessa lei, pois acreditam que irá gerar demissões para contratação de terceirizados por salários mais baixos. Enquanto isso, os empresários acreditam que a lei da terceirização ajudará a criar novos postos de emprego e formalizará uma série de outras vagas de trabalho.

No entanto, você já se perguntou como a lei da terceirização pode influenciar no trabalho do contador?

O que é a terceirização de serviços?

A terceirização de serviços é quando uma empresa contrata um funcionário para realizar a prestação de serviços em outra empresa. No caso, teremos duas empresas nessa relação de serviços: a prestadora e a tomadora.

Nessa relação entre elas, a tomadora do serviço faz uso da mão de obra, no entanto, não apresenta nenhum vínculo empregatício com o trabalhador, pois a relação da empresa tomadora é com a empresa prestadora de serviços. É a prestadora que manterá o vínculo e remunerar o trabalhador.

As mudanças que ocorrerão com a Lei da Terceirização

O Projeto de Lei nº 4330/04 traz algumas mudanças na legislação trabalhista e vem gerando polêmica e manifestações por parte dos sindicatos trabalhistas. Conheça algumas das mudanças propostas:
  • As terceirizações podem ser feitas em todas as atividades, sendo exigido apenas que a empresa prestadora ofereça o serviço especializado para a atividade que está sendo contratada;
  • As empresas podem terceirizar as funções vinculadas à sua atividade operacional, nos dias atuais, a terceirização de serviços pode ser realizada apenas para atividades de apoio (limpeza, segurança, manutenção e etc.);
  • A representação sindical será exercida pela empresa contratada (prestadora) e não pela empresa contratante (tomadora);
  • As obrigações trabalhistas são responsabilidade da empresa terceirizada (prestadora) e a empresa contratante (tomadora) tem a responsabilidade de fiscalizar o recolhimento dos direitos e encargos trabalhistas (salários, 13º, férias, horas extras, INSS e FGTS);
  • Em caso de não ocorrer o pagamento dos direitos e encargos trabalhistas, o funcionário da empresa prestadora de serviços pode realizar a cobrança junto a empresa tomadora dos serviços (a contratante);
  • A possibilidade de ocorrer a terceirização de serviços no serviço público, o que reduziria a ocorrência de concursos para contratação de funcionários.

A Lei da Terceirização e os contadores

A lei da terceirização de serviços vai alterar de forma considerável as relações trabalhistas existentes em nosso país, inclusive a dos contadores que são contratados por empresas e escritórios. Com a introdução dessa legislação, qualquer contador poderá trabalhar para qualquer empresa, sendo contratado por meio de uma prestadora de serviços — um escritório de contabilidade, por exemplo.

Dessa forma, as empresas vão dar prioridade à contratação de uma empresa especializada em serviços contábeis do que à contratação de um contador, com todos os direitos e encargos trabalhistas inerentes à relação trabalhista. Essa é a parte negativa permitida por essa nova legislação, pois os contadores terceirizados não terão os mesmos direitos que um contador contratado por uma empresa sólida e que possui muitos custos e benefícios com os seus funcionários.

Essa condição de redução de encargos trabalhistas na contratação de contadores terceirizados tende a piorar a situação dos profissionais contábeis que trabalham em empresas. No entanto, isso pode ajudar a aumentar o número de clientes dos contadores empreendedores que possuem escritórios contábeis, pois há a possibilidade de surgirem novas empresas, especializadas em determinadas atividades — para suprir a demanda da contratação de trabalhadores terceirizados.

Fonte: Portal Contábeis

5 dicas para manter seu escritório contábil motivado e produtivo

motivação Manter sua equipe motivada é desafiador, mas extremamente importante para a produtividade e para evitar o alto índice de rotatividade no seu escritório contábil. Se você reparar, a palavra motivação é, na verdade, a junção de duas outras palavras: MOTIVO e AÇÃO. Portanto, podemos entender que motivação é nada mais nada menos do que agir por um motivo. Ou seja, se alguém lhe disser que está desmotivado, entenda da seguinte maneira: não estou vendo um motivo para eu me esforçar a fazer isso. Dentro de uma empresa, são inúmeros os motivos que podem desanimar uma equipe. Apesar de muitos deles não dependerem de você, eles existem e precisam ser diagnosticados. Os processos burocráticos dentro de um escritório de contabilidade, apesar de o escritório não estar livre disso, acabam por estressar e desanimar o funcionário. Principalmente quando ele se vê apertado quanto a prazos para contabilizar os impostos, fazer a folha de pagamento e/ou os fechamentos contábeis. Sem contar quando o cliente fica de enviar alguma documentaçãoe faz com que o profissional não consiga avançar as etapas do dia a dia. Outros fatores já dependem de escritório para escritório, como a falta de um plano de carreira, por exemplo, o não investimento na capacitação profissional do colaborador ou, até mesmo, a falta de alguns benefícios contratuais, tais como vale-transporte, alimentação, plano de saúde, etc. É muito difícil para pequenas empresas investirem nesses benefícios. Uma saída é encontrar uma empresa que presta serviço de gestão de programas de conteúdo. Abaixo, listamos 5 dicas de como você pode manter seu escritório mais motivado e produtivo. Confira: 1. Relacionamento saudável Tão importante quanto o relacionamento com o cliente é o relacionamento com a sua equipe. Conheça os sonhos e desejos pessoais e profissionais de cada membro e mostre-se interessado em ajudar a realizá-las. É importante solicitar feedbacks (positivos e negativos) de suas funções, ser imparcial quanto às reclamações e disposto a incentivar, mostrando algum benefício ou uma possível solução para o problema. Ter um relacionamento além do profissional é fundamental para que você possa adaptar seus esforços motivacionais de acordo com as necessidades específicas de cada funcionário. 2. Oportunidades de desenvolvimento. Nada mais motivador do que um funcionário que se sente investido. Por mais que empresas de pequeno porte dificilmente conseguem oferecer uma progressão na carreira e/ou promoções, nada impede você de oferecer cursos, contratar palestrantes e profissionais contábeis para compartilhar experiências com o seu pessoal. É muito difícil ficar motivado por muito tempo, principalmente quando não se é lembrado ou quando não se vê um futuro dentro da empresa. 3. Estimule sua equipe a conhecer todos os departamentos. Fazer um rodízio entre o pessoal uma vez ou outra é uma excelente solução para que a equipe não entre no automático a ponto de acabarem entediados e desanimados. Além disso, é uma oportunidade para que cada um possa conhecer a empresa por completo, aprendendo e compartilhando seus conhecimentos uns com os outros. 4. Reconheça o desempenho do funcionário, e não o do escritório. É de extrema importância que um funcionário seja reconhecido pelo seu rendimento.Parabenizar o pessoal pela redução de erros ou a conclusão de uma auditoria bem sucedida, por exemplo, é um comportamento de líder que todo funcionário espera e anseia. Algo bastante comum nas empresas, mas que vem se perdendo, são as premiações defuncionário do mês. Pequenos presentes, como ingressos de cinema, cartões de presente e bônus inesperados tendem a ser tão motivadores quanto grandes bonificações. 5. Inovações tecnológicas. Muito se fala hoje no setor contábil sobre investimentos estratégicos em tecnologia, oferecendo um caminho de migração e integração. Mas como isso pode influenciar na motivação e produtividade da equipe? Basicamente em tudo! Muitas automatizações já ajudam os seus colaboradores a realizar os fechamentos contábeis de seus clientes, como por exemplo a baixa das notas fiscais de saída dos clientes que pode ser feita do site do governo. Mas isso é só o começo. Uma das tendências do setor é estar cada vez mais inserido no meio digital: eliminar de vez toda a redigitação através de integração contábil, liberar mais tempo para a sua equipe pensar no estratégico, investir no relacionamento com os seus clientes, aumentar sua carteira de clientes e, com isso, ter mais produtividade. Contador, abaixo criamos uma checklist das principais ações que você pode tomar para motivar o seu pessoal: (✓) Conheça a sua equipe: descubra seus sonhos e ambições; (✓) Invista na carreira profissional da sua equipe: crie um ambiente de aprendizado e troca de experiências; (✓) Incentive os o pessoal a conhecerem outras áreas do escritório para não entrarem numa rotina entediante e pouco estimulante; (✓) Reconheça o desempenho da equipe de forma individual e coletiva; (✓) Invista em inovações tecnológicas para tornar o trabalho mais produtivo, prático e prazeroso.   Fonte: Portal Contábeis

Clientes difíceis: dicas de como o contador pode lidar com eles

fidelizacion-cliente   A relação contador x cliente às vezes pode ser bastante conturbada, principalmente, devido aos processos fiscais e contábeis cada vez mais burocráticos impostos pelo governo. O cliente muitas vezes fica “perdido” no meio de tantas exigências e acaba dificultando o trabalho do contador que, por sua vez, se vê no meio de um fogo cruzado entre as obrigações fiscais e contábeis do cliente e as exigências governamentais.

Abaixo relacionamos alguns clientes difíceis que os escritórios de contabilidade encaram diariamente. Saiba como lidar com cada um deles:

Cliente desorganizado

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Ibope, cerca de 86% dos empreendedores abrem sua empresa sem preparo e conhecimento sobre o que é ter um negócio próprio. O que resulta em seu fechamento, ou em um crescimento aos trancos e barrancos. Essa desorganização impacta diretamente o trabalho do contador que fica sem informações para fazer a contabilização e pode levar ao cliente ao pagamento errado de tributos.

Essa desorganização acaba gerando uma demanda de acompanhamento por parte do contador. Essa necessidade, de maneira nenhuma, deve ser vista como um atraso ao contador, mas sim, uma oportunidade para se aproximar cada vez mais do cliente, estreitando o relacionamento e firmando uma parceria que vai além da prestação de serviço.

Uma solução bastante eficaz seria um contrato de SLA (Service Level Agreement), Acordo de Nível de Serviço, em português. Assim, seria possível estipular, monitorar e mensurar os serviços prestados e estabelecidos no contrato. Uma ferramenta de followup ou de workflow, pode ajudar a resolver o problema e deixar mais claro para o cliente o que ele deve fazer e em que prazo.

Cliente sem sistema financeiro

Uma realidade em muitas MPE’s, e que é praticamente uma consequência da desorganização, é colocar o planejamento financeiro em segundo plano, focando em apenas produzir e vender. É extremamente comum encontrar empresários que desconhecem os valores exatos a receber ou a pagar. E no final, para obter essa informação, perde-se muito tempo vasculhando a mente e anotações em diversos lugares como planilhas e papéis

Não é preciso nem exemplificar para vermos o quanto essa condição afeta o trabalho do contador, não é mesmo? Mas essa realidade pode ser revertida através de um incentivo por parte do contador. De forma prática e intensiva, mostre valor no planejamento financeiro.

Cliente com sistema financeiro, mas não utiliza corretamente

Outra realidade são os clientes que possuem um sistema financeiro, mas continuam sendo desorganizados. Categorizam erroneamente os lançamentos, não fazem a conciliação frequentemente e muitas vezes misturam gastos pessoais com os gastos da empresa.

De acordo com uma pesquisa com escritórios de contabilidade, apenas 5% dos clientes fazem toda a digitação e enviam o arquivo pronto para importação no sistema contábil, os outros 95% não possuem um sistema de integração contábil ou utilizam planilhas.

A utilização errada do sistema pode estar na dificuldade que o cliente tem em usar a ferramenta. Ele simplesmente pode ter desistido de realizar todas essas funções por falta de suporte técnico.

Cliente com lançamentos suspeitos

De acordo com o artigo 1.177 do código civil, “a responsabilidade dos profissionais de contabilidade é direta, pessoal e solidária no caso de prática de atos dolosos”. Ou seja, o escritório de contabilidade é responsável por todas as informações enviadas em nome do seu cliente.

É importante ao contador advertir, auxiliar e orientar esse tipo de cliente quanto a lançamentos suspeitos e documentos em desacordo. Por isso, é necessário que o contador, ao perceber qualquer tipo de inconsistência, não deixe passar esses tipos de informações, pois estaria colocando o nome do próprio escritório em risco.

Os clientes difíceis de lidar, normalmente, são aqueles que ainda não estão maduros o suficiente para fazer a própria gestão financeira. Eles necessitam de um acompanhamento mais próximo. Num primeiro momento, pode parecer ruim ao contador, pois precisará dispender de tempo para aconselhar e acompanhar o cliente em processos que são rotineiros. Mas ao fazer isso, o contador minimiza a quantidade de erros que podem aparecer no final de cada mês no fechamento contábil dos clientes, além de que haverá uma evolução mês a mês por parte do cliente através deste acompanhamento, de forma que o contador diminuirá, gradativamente, o seu esforço nesta reeducação.

Fonte: Jornal Contábil 

Profissionais liberais devem ficar mais atentos à contabilidade

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A partir do próximo ano, os profissionais liberais terão mais uma preocupação em relação aos cuidados da parte contábil da sua empresa. Ao realizarem a declaração do imposto de renda, eles precisarão apresentar o CPF de todas as pessoas físicas para as quais prestaram serviço. A regra deve ser seguida pela maioria dos profissionais liberais, como psicólogos, dentistas e médicos.

Porém, a organização para ter todos esses dados até o fim do ano deve começar agora! O Livro Caixa da empresa desse profissional, onde são registrados todos os recebimentos e pagamentos da empresa em dinheiro de forma cronológica, deverá mensalmente ser preenchido com os dados e CPF dos clientes.

Para esse processo, o trabalho de contabilidade, mês a mês, é essencial. O contador coleta todas essas informações para que no ano que vem, em abril, esse arquivo seja inserido no imposto de renda, já que a Receita Federal fará o cruzamento desses dados. Caso não se preocupe agora com isso, futuramente, esse profissional terá que passar pelo transtorno de solicitar, às pressas, o número do documento de todas as pessoas que contribuíram com a receita do ano anterior. Por esse motivo, a partir de agora, é preciso dar ainda mais atenção à contabilidade da sua empresa.   Fonte: Jornal Contábil   

Entenda sobre o certificado digital do eSocial

BannerESOCIAL A transmissão de dados pela internet está se tornando cada vez mais comum. Com a troca de informações importantes e sigilosas, o uso de ferramentas de validação de dados é já uma necessidade para garantir a autenticidade dos fatos. Nesse cenário, surgiu o certificado digital, uma importante tecnologia que tem se tornado fundamental para as empresas cumprirem suas obrigações legais. E o eSocial vem para reforçar essa necessidade, já que será obrigatório possuir o certificado. Neste artigo, falaremos mais sobre esta ferramenta e suas aplicações. Acompanhe: Certificado digital: o que é? É uma tecnologia de identificação que permite que transações eletrônicas sejam feitas com garantia de autenticidade, confidencialidade e segurança. A certificação digital funciona com um recurso chamado assinatura digital, que utiliza de criptografia para validar as informações, comprovando a identidade de pessoas e empresas. Tipos de certificados digitais Existem diversos tipos, mas os mais comuns são: A1: utilizado para assinar eletronicamente documentos e fazer transações. É um arquivo de identificação gerado e armazenado no próprio computador, o que facilita a sua utilização. Além disso, tem um custo baixo (em torno de R$ 170) com validade de 1 ano. A3: com a mesma utilização do A1, mas com uma gama maior de aplicações, é o mais usado por escritórios contábeis visto que alguns SPEDs obrigam o seu uso. Sua maior vantagem é a segurança adicional, já que as informações ficam salvas num microchip ou num pendrive externo. Sua desvantagem é o valor (cerca de R$ 470) e a obrigatoriedade da compra de um leitor de cartão, caso não optem pelo pendrive. Na prática Os órgãos públicos são os maiores geradores de demanda de assinatura eletrônica, ou seja, do certificado digital. Com ele, é possível emitir notas fiscais sem a necessidade de login e senha, efetuar todas as declarações para a Receita Federal, entrar com pedidos na justiça e no DETRAN, fazer transações bancárias e até mesmo se inscrever no PROUNI, por exemplo. O certificado digital do eSocial Com a chegada do eSocial, torna-se obrigatório que empresas de todos os portes adquiram o seu certificado. Tanto o A1 quanto o A3 serão aceitos para as transmissões através do programa. Ou seja, se a empresa já utiliza o certificado digital A1 para emissão de nota fiscaleletrônica (NF-e), continuará utilizando-o no eSocial. Assim como escritórios contábeis que já utilizam o padrão A3. É importante frisar que o certificado digital é um documento único, emitido por diversas empresas privadas e que tem diversas utilidades, não sendo apenas o certificado do eSocial, mas sim um instrumento que pode facilitar a vida das empresas em outros aspectos. Como adquirir o certificado Escolha uma certificadora conveniada à Receita Federal, inicie a compra pela internet e conclua o processo indo até uma agência da certificadora para validar o produto. O processo somente será concluído com o atendimento presencial e com a entrega da documentação da empresa. Em geral é necessário apresentar original e cópia do contrato social e cartão do CNPJ impresso um dia antes da visita. Esses documentos deverão ser levados somente pelo representante legal da empresa, que também deve estar munido de 2 documentos diferentes de identificação (RG e CNH, por exemplo), CPF, comprovante de endereço, foto 3×4 e documento que comprove os seus poderes de representação. O eSocial marcará a história do país com a fiscalização mais estreita ao cumprimento das leis trabalhistas. A aquisição do certificado digitalé apenas o primeiro passo no processo de adequação das empresas.